Чтобы сделать сайт удобнее, мы используем файлы cookie. Оставаясь на сайте, вы соглашаетесь с политикой их обработки.
Как выбрать площадку для мероприятия: подробная инструкция
Как выбрать площадку для мероприятия: подробная инструкция
Правильный выбор площадки в значительной степени повлияет на успех вашего мероприятия
Неподходящее помещение — слишком маленькое или слишком большое, с неудачной акустикой или хромающей системой вентиляции — испортит даже самую безупречную организацию. Давайте разберёмся, как выбрать площадку для мероприятия и избежать самых распространённых ошибок
Шаг 1. Определяемся: под какое мероприятие мы ищем площадку
От формата мероприятия и числа участников зависят требования к площадке, поэтому этот вопрос нужно обдумать в первую очередь. К примеру, площадки для конференции, выставки или концерта будут категорически отличаться друг от друга.
Впрочем, решить эту дилемму позволяют современные площадки-трансформеры: их техническое оснащение позволяет подстроить пространство под мероприятие любого формата, от корпоратива до крупного делового события с участием первых лиц региона.
Впрочем, решить эту дилемму позволяют современные площадки-трансформеры: их техническое оснащение позволяет подстроить пространство под мероприятие любого формата, от корпоратива до крупного делового события с участием первых лиц региона.
Сформулируйте цели и формат мероприятия
- Концерты, шоу и театральные постановки: важны хороший свет и звук, зона разгрузки оборудования и декораций, помещения для артистов
- Деловые события (конференции, семинары, лекции): нужна хорошая акустика, возможность вести видеозапись
- Корпоративы: нужны зоны для неформального общения, пространство для танцев
- Выставки: требуют хорошей проходимости, пространства для стендов, в отдельных случаях соблюдение строгого температурного режима
Рассчитайте количество гостей
- Составьте точный список приглашённых
- Добавьте 10−15% запаса на непредвиденных гостей
- Помните: при фуршетном формате помещение может вмещать на 30% больше людей, чем при банкетном
Определите, какая атмосфера будет подходящей для вашего события
- Официальная или неформальная обстановка?
- Современный лофт или классический интерьер в строгом стиле?
- Дневное или вечернее мероприятие?
Составьте предварительный бюджет мероприятия
Учтите не только собственно аренду площадки, но и скрытые расходы:
- Кейтеринг
- Техническое оснащение
- Декор
- Страховка
- Залог (обычно его возвращают после мероприятия)
- Трансфер
- Возможная переплата за сверхурочные часы
- Дополнительная сумма на форс-мажорные обстоятельства
Шаг 2. Ключевые критерии выбора площадки
Вместимость и планировка
Планировка помещения и тип рассадки должен соответствовать формату вашего мероприятия. Для концерта или шоу подойдёт театральная рассадка или танцпол. Площадка для корпоратива или вечеринки должна предполагать пространство для свободного общения и танцев, в этом случае удачным выбором станет формат фуршета. Помещение для делового форума или семинара может подразумевать работу за столами.
Когда вы посчитали число всех участников мероприятия (не только гостей, но и персонал) и поняли, какой вариант рассадки вам подойдёт, рассчитайте площадь помещения, которое будет для вас оптимальным. И добавьте к полученному числу запас в 10−15%.
Когда вы посчитали число всех участников мероприятия (не только гостей, но и персонал) и поняли, какой вариант рассадки вам подойдёт, рассчитайте площадь помещения, которое будет для вас оптимальным. И добавьте к полученному числу запас в 10−15%.
Тип рассадки
Площадь на 1 человека
Под какой формат
Театральная
1−1.5 м2
Для концерта, шоу
Фуршетная
1−1.5 м2
Для неформального общения, корпоратива
Танцпол
1 м2
Для концерта
Классная
2−3 м2
Для обучения за столами
Тип рассадки
Площадь на 1 человека
Под какой формат
Театральная
1−1.5 м2
Для концерта, шоу
Фуршетная
1−1.5 м2
Для неформального общения, корпоратива
Танцпол
1 м2
Для концерта
Классная
2−3 м2
Для обучения за столами
Расположение и транспортная доступность
- Хорошая транспортная доступность, лучше всего не более 10 минут пешком от метро
- Наличие парковки и её стоимость
- Удобный подъезд для такси
- Оцените, насколько возможны пробки в выбранное время
Техническое оснащение площадки
- Система звукоусиления
- Микрофоны (проводные и беспроводные)
- Проектор и экран
- Wi-Fi (проверьте скорость!)
- Достаточное количество розеток
- Сценическое оборудование
- Кондиционирование
- Затемнение окон
Инфраструктура и дополнительные услуги
- Собственный кейтеринг или возможность организовать его самостоятельно
- Гардероб
- Гримёрки для артистов/спикеров
- Комната для организатора
- Уборка до и после мероприятия
Шаг 3. Поиск и отбор подходящих вариантов
Теперь у нас есть полный список требований к площадке для нашего ивента. Переходим непосредственно к поиску и подбору.
Где искать площадку для мероприятия?
- Специальные агрегаторы по подбору площадок
- Онлайн-карты, геосервисы с отзывами
- Сарафанное радио: поспрашивайте у коллег
- Соцсети
- Профессиональные сообщества организаторов
Как составить шорт-лист лучших площадок Москвы?
Составьте табличку, в которой все залы будут оценены по следующим критериям:
Это позволит вам наглядно увидеть все варианты и сразу вычеркнуть неподходящие.
- Соответствие вашему бюджету
- Отзывы предыдущих клиентов
- Удобство расположения
- Гибкость условий аренды
Это позволит вам наглядно увидеть все варианты и сразу вычеркнуть неподходящие.
Шаг 4. Предварительные вопросы по телефону
Как только предварительный список площадок сформирован, обзвоните все по очереди и уточните детали по телефону. Собственно, задайте все те вопросы, которые мы уже обсудили, уточните юридические и финансовые формальности. Это можно узнать и при личном осмотре, но проще выяснить по телефону и сэкономить себе время — вполне возможно, что часть площадок не подойдёт под ваши требования и отсеется уже на этом этапе.
- Чёткое описание предмета аренды, что именно входить в стоимость
- Каков метраж зала и какая его реальная вместимость при той рассадке, которая вам нужна
- Какое техническое оснащение входит в стоимость аренды
- Возможен ли кейтеринг
- Есть ли пробковый сбор
- Какие ограничения по звуку? Как решаются вопросы с жильцами окрестных зданий, которым могут мешать громкие звуки
- Предоставляет ли площадка своих сотрудников для помощи в организации (официантов, специалистов по звуку, клинеров)
- Время доступа (включая время на подготовку и уборку)
- Есть ли отдельная зона погрузки?
- Условия переноса и отмены, возвращается ли залог
- Размер штрафных санкций за испорченные вещи
- Порядок решения форс-мажорных ситуаций (отмена, перенос мероприятия)
- Оплата сверхурочных часов
- Размер предоплаты (обычно 30−50%). Возвращается ли она в случае отмены мероприятия
Шаг 5. Личный просмотр и финальные переговоры
Итак, мы получили шорт-лист локаций, которые подходят под ваши требования. Теперь их нужно обязательно посмотреть лично. Вас может не устроить освещение, акустика и многое другое. Поэтому постарайтесь договориться о просмотре примерно в то же время суток, на которое планируется мероприятие.
- Сколько выходов из здания, где они расположены, открыты или закрыты. Безопасность — прежде всего
- Убедитесь в чистоте туалетов
- Оцените акустику (хлопните в ладоши, разделитесь с коллегами и оцените, хорошо ли слышно в разных частях зала)
- Обратите внимание на работу систему вентиляции
- Осмотрите мебель на предмет повреждений
- Узнайте, будут ли в это же время проходить ещё какие-то мероприятия поблизости
- Проверьте наличие посторонних запахов
- Оцените освещение в разное время суток, как естественное, так и все варианты искусственного
Итоговый чек-лист для выбора идеальной площадки
-
Определены цели и формат мероприятия
-
Рассчитано точное количество гостей + запас
-
Бюджет утверждён с учётом скрытых расходов
-
Проверена транспортная доступность
-
Изучены отзывы предыдущих клиентов
-
Все условия предварительно выяснены по телефону
-
Проведён личный осмотр площадки
-
Протестировано техническое оснащение
-
Согласован кейтеринг и дополнительные услуги
-
Проверена акустика и работа кондиционера
-
Согласован договор со всеми нюансами
-
Продуман план «Б» на случай непредвиденных обстоятельств
Подбор площадки — это ваша инвестиция времени, которая многократно окупается во время проведения мероприятия
Тщательная подготовка на этапе поиска и переговоров сэкономит вам нервы, время и деньги в день события.
Помните: идеальная площадка — не обязательно самая дорогая, а та, которая максимально соответствует вашим целям и создаёт комфортную атмосферу для всех участников.
Помните: идеальная площадка — не обязательно самая дорогая, а та, которая максимально соответствует вашим целям и создаёт комфортную атмосферу для всех участников.
Оставьте заявку, чтобы получить предложение по аренде МТС Live Холл в Москве