Как выбрать площадку для мероприятия: подробная инструкция

Шаг 1. Определяемся: под какое мероприятие мы ищем площадку
От формата мероприятия и числа участников зависят требования к площадке, поэтому этот вопрос нужно обдумать в первую очередь. К примеру, площадки для конференции, выставки или концерта будут категорически отличаться друг от друга. Впрочем, решить эту дилемму позволяют современные площадки-трансформеры: их техническое оснащение позволяет подстроить пространство под мероприятие любого формата, от корпоратива до крупного делового события с участием первых лиц региона.
❖ Сформулируйте цели и формат мероприятия
· Концерты, шоу и театральные постановки: важны хороший свет и звук, зона разгрузки оборудования и декораций, помещения для артистов
· Деловые события (конференции, семинары, лекции): нужна хорошая акустика, возможность вести видеозапись
· Корпоративы: нужны зоны для неформального общения, пространство для танцев
· Выставки: требуют хорошей проходимости, пространства для стендов, в отдельных случаях соблюдение строгого температурного режима
❖ Рассчитайте количество гостей
· Составьте точный список приглашённых
· Добавьте 10−15% запаса на непредвиденных гостей
· Помните: при фуршетном формате помещение может вмещать на 30% больше людей, чем при банкетном
❖ Определите, какая атмосфера будет подходящей для вашего события
· Официальная или неформальная обстановка?
· Современный лофт или классический интерьер в строгом стиле?
· Дневное или вечернее мероприятие?
❖ Составьте предварительный бюджет мероприятия
Учтите не только собственно аренду площадки, но и скрытые расходы:
· кейтеринг
· техническое оснащение
· декор
· страховка
· залог (обычно его возвращают после мероприятия)
· трансфер
· возможная переплата за сверхурочные часы
· дополнительная сумма на форс-мажорные обстоятельства

Шаг 2. Ключевые критерии выбора площадки
Теперь перейдём к вопросу о том, на какие аспекты обязательно нужно обратить внимание при подборе локации для вашего мероприятия.
❖ Вместимость и планировка
Планировка помещения и тип рассадки должен соответствовать формату вашего мероприятия. Для концерта или шоу подойдёт театральная рассадка или танцпол. Площадка для корпоратива или вечеринки должна предполагать пространство для свободного общения и танцев, в этом случае удачным выбором станет формат фуршета. Помещение для делового форума или семинара может подразумевать работу за столами.
Когда вы посчитали число всех участников мероприятия (не только гостей, но и персонал) и поняли, какой вариант рассадки вам подойдёт, рассчитайте площадь помещения, которое будет для вас оптимальным. И добавьте к полученному числу запас в 10−15%.


❖ Расположение и транспортная доступность
· Хорошая транспортная доступность, лучше всего не более 10 минут пешком от метро
· Наличие парковки и её стоимость
· Удобный подъезд для такси
· Оцените, насколько возможны пробки в выбранное время
❖ Техническое оснащение площадки
· Система звукоусиления
· Микрофоны (проводные и беспроводные)
· Проектор и экран
· Wi-Fi (проверьте скорость!)
· Достаточное количество розеток
· Сценическое оборудование
· Кондиционирование
· Затемнение окон
❖ Инфраструктура и дополнительные услуги
· Собственный кейтеринг или возможность организовать его самостоятельно
· Гардероб
· Гримёрки для артистов/спикеров
· Комната для организатора
· Уборка до и после мероприятия

Шаг 3. Поиск и отбор подходящих вариантов
Теперь у нас есть полный список требований к площадке для нашего ивента. Переходим непосредственно к поиску и подбору.
❖ Где искать площадку для мероприятия?
· Специальные агрегаторы по подбору площадок
· Онлайн-карты, геосервисы с отзывами
· Сарафанное радио: поспрашивайте у коллег
· Соцсети
· Профессиональные сообщества организаторов
❖ Как составить шорт-лист лучших площадок Москвы?
Составьте табличку, в которой все залы будут оценены по следующим критериям:
· Соответствие вашему бюджету
· Отзывы предыдущих клиентов
· Удобство расположения
· Гибкость условий аренды
Это позволит вам наглядно увидеть все варианты и сразу вычеркнуть неподходящие.

Шаг 4. Предварительные вопросы по телефону
Как только предварительный список площадок сформирован, обзвоните все по очереди и уточните детали по телефону. Собственно, задайте все те вопросы, которые мы уже обсудили, уточните юридические и финансовые формальности. Это можно узнать и при личном осмотре, но проще выяснить по телефону и сэкономить себе время — вполне возможно, что часть площадок не подойдёт под ваши требования и отсеется уже на этом этапе.

❖ Что нужно спросить по телефону
· Чёткое описание предмета аренды, что именно входить в стоимость
· Каков метраж зала и какая его реальная вместимость при той рассадке, которая вам нужна
· Какое техническое оснащение входит в стоимость аренды
· Возможен ли кейтеринг
· Есть ли пробковый сбор
· Какие ограничения по звуку? Как решаются вопросы с жильцами окрестных зданий, которым могут мешать громкие звуки
· Предоставляет ли площадка своих сотрудников для помощи в организации (официантов, специалистов по звуку, клинеров)
· Время доступа (включая время на подготовку и уборку)
· Есть ли отдельная зона погрузки?
· Условия переноса и отмены, возвращается ли залог
· Размер штрафных санкций за испорченные вещи
· Порядок решения форс-мажорных ситуаций (отмена, перенос мероприятия)
· Оплата сверхурочных часов
· Размер предоплаты (обычно 30−50%). Возвращается ли она в случае отмены мероприятия

Шаг 5. Личный просмотр и финальные переговоры
Итак, мы получили шорт-лист локаций, которые подходят под ваши требования. Теперь их нужно обязательно посмотреть лично. Вас может не устроить освещение, акустика и многое другое. Поэтому постарайтесь договориться о просмотре примерно в то же время суток, на которое планируется мероприятие.
❖ Что обязательно нужно проверить
· Сколько выходов из здания, где они расположены, открыты или закрыты. Безопасность — прежде всего
· Убедитесь в чистоте туалетов
· Оцените акустику (хлопните в ладоши, разделитесь с коллегами и оцените, хорошо ли слышно в разных частях зала)
· Обратите внимание на работу систему вентиляции
· Осмотрите мебель на предмет повреждений
· Узнайте, будут ли в это же время проходить ещё какие-то мероприятия поблизости
· Проверьте наличие посторонних запахов
· Оцените освещение в разное время суток, как естественное, так и все варианты искусственного

Итоговый чек-лист для выбора идеальной площадки
✅ Определены цели и формат мероприятия
✅ Рассчитано точное количество гостей + запас
✅ Бюджет утверждён с учётом скрытых расходов
✅ Проверена транспортная доступность
✅ Изучены отзывы предыдущих клиентов
✅ Все условия предварительно выяснены по телефону
✅ Проведён личный осмотр площадки
✅ Протестировано техническое оснащение
✅ Согласован кейтеринг и дополнительные услуги
✅ Проверена акустика и работа кондиционера
✅ Согласован договор со всеми нюансами
✅ Продуман план «Б» на случай непредвиденных обстоятельств

Подбор площадки — это ваша инвестиция времени, которая многократно окупается во время проведения мероприятия. Тщательная подготовка на этапе поиска и переговоров сэкономит вам нервы, время и деньги в день события. Помните: идеальная площадка — не обязательно самая дорогая, а та, которая максимально соответствует вашим целям и создаёт комфортную атмосферу для всех участников.